Chuyển đổi số trong nông nghiệp không nhất thiết phải bắt đầu bằng những phần mềm phức tạp hay thiết bị hiện đại. Với các hợp tác xã (HTX), việc này có thể bắt đầu từ những công việc vốn đã quen thuộc như quản lý thành viên, cập nhật vùng trồng, ghi nhật ký sản xuất hay lưu lại thông tin của từng lô nông sản.
Khi những thông tin này được ghi chép và lưu trữ có hệ thống, HTX sẽ thuận tiện hơn trong việc theo dõi sản xuất, tổng hợp số liệu và trao đổi với các hộ thành viên, doanh nghiệp hay đơn vị thu mua.
Chuyển đổi số trong nông nghiệp là gì?
Nói đơn giản, chuyển đổi số trong nông nghiệp là việc sử dụng các công cụ số để ghi chép và quản lý sản xuất thuận tiện hơn.
Thay vì lưu thông tin trên nhiều cuốn sổ hoặc hồ sơ riêng, HTX có thể tập hợp dữ liệu về thành viên, diện tích, vùng trồng, lịch chăm sóc, vật tư, sản lượng và quá trình tiêu thụ trên một hệ thống chung.
Nhờ đó, khi cần kiểm tra một vùng trồng, tìm thông tin của hộ sản xuất hay tổng hợp sản lượng, HTX có thể tra cứu nhanh hơn mà không phải tìm lại nhiều giấy tờ.
Cách làm này giúp những thông tin vốn có trong quá trình sản xuất được lưu trữ rõ ràng và thuận tiện hơn khi sử dụng.
Vì sao HTX ngày càng quan tâm đến chuyển đổi số?
Khi HTX còn ít thành viên, việc ghi chép bằng sổ sách vẫn khá thuận tiện. Nhưng khi số hộ, vùng sản xuất và đối tác tăng lên, lượng thông tin cần quản lý cũng nhiều hơn.
Lúc này, chuyển đổi số giúp HTX sắp xếp thông tin tập trung, dễ theo dõi và thuận tiện hơn trong công việc hằng ngày.
Quản lý vùng trồng rõ ràng hơn
HTX có thể tập hợp thông tin về diện tích, vị trí vùng trồng, loại cây, số hộ tham gia và sản lượng dự kiến trên cùng một hệ thống.
Khi cần kiểm tra một vùng sản xuất hoặc tìm thông tin của từng hộ, cán bộ HTX có thể tra cứu nhanh hơn thay vì phải tìm lại nhiều hồ sơ giấy.
Thông tin được cập nhật thường xuyên cũng giúp HTX chủ động hơn khi lập kế hoạch sản xuất, dự kiến sản lượng, phân bổ vật tư hoặc chuẩn bị nguồn hàng cho đối tác.
Theo dõi quá trình sản xuất thuận tiện hơn
Trong mỗi vụ mùa có nhiều công việc từ chăm sóc, sử dụng vật tư đến thu hoạch. Khi được ghi lại đầy đủ, HTX có thể nắm được từng vùng đã làm gì, thực hiện vào thời điểm nào và tình hình sản xuất ra sao.
Nhật ký điện tử cũng giúp các thành viên thống nhất cách ghi chép. HTX có thể hướng dẫn bà con cập nhật những thông tin cần thiết ngay trên điện thoại, thay cho việc ghi chép riêng lẻ.
Không cần nhập quá nhiều thông tin, chỉ nên tập trung vào những nội dung thực sự cần cho việc quản lý và theo dõi sản xuất.
Thuận tiện hơn khi truy xuất nguồn gốc
Khi doanh nghiệp và thị trường quan tâm nhiều hơn đến nguồn gốc nông sản, các thông tin về vùng trồng, hộ sản xuất, quá trình chăm sóc và thời điểm thu hoạch cũng cần được ghi nhận rõ ràng.
Nếu thông tin được cập nhật ngay trong quá trình sản xuất, HTX có thể dễ dàng tổng hợp dữ liệu theo từng vùng hoặc từng lô nông sản.
Nhờ đó, khi làm việc với doanh nghiệp, đơn vị thu mua hay đối tác, HTX có thể cung cấp thông tin về quá trình sản xuất đầy đủ và thuận tiện hơn.
HTX có thể bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?
Không phải HTX nào cũng có cùng quy mô, số lượng thành viên hay cách tổ chức sản xuất. Vì vậy, chuyển đổi số cũng không nhất thiết phải bắt đầu bằng những phần mềm hay thiết bị phức tạp.
HTX có thể bắt đầu từ những công việc đang làm hằng ngày, trước hết là sắp xếp lại thông tin và cách ghi chép.
Bắt đầu từ thông tin thành viên và vùng trồng
Đây có thể là bước đầu tiên và cũng khá dễ thực hiện.
HTX có thể tập hợp thông tin của từng hộ như diện tích sản xuất, vị trí vùng trồng, loại cây, sản lượng dự kiến và thời gian sản xuất. Những thông tin này được lưu trên một hệ thống chung để cán bộ HTX dễ tra cứu khi cần.
Thay vì phải tìm từng tập hồ sơ, chỉ cần tìm theo tên hộ, vùng trồng hoặc khu vực, thông tin cần thiết có thể được xem lại nhanh hơn.
Quan trọng hơn, khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên, HTX cũng dễ nắm được quy mô vùng nguyên liệu và tình hình sản xuất thực tế.
Tiếp tục với nhật ký sản xuất
Sau khi quản lý được thông tin vùng trồng, HTX có thể chuyển sang theo dõi quá trình sản xuất.
Thành viên có thể cập nhật những công việc chính như chăm sóc, tưới nước, bón phân, sử dụng vật tư, phòng trừ sâu bệnh hoặc thu hoạch. Tùy loại cây trồng, HTX có thể quy định những nội dung cần ghi để tránh việc nhập quá nhiều thông tin không cần thiết.
Điều quan trọng là ghi đều, đúng và thống nhất. Nếu mỗi hộ ghi một cách hoặc chỉ bổ sung thông tin vào cuối vụ thì dữ liệu sẽ khó phản ánh đúng quá trình sản xuất.
Quản lý thông tin theo từng lô nông sản
Khi nông sản được thu hoạch, thông tin từ vùng trồng có thể tiếp tục được sử dụng cho các bước sau như sơ chế, phân loại, đóng gói và tiêu thụ.
HTX có thể theo dõi một lô sản phẩm được thu hoạch từ vùng nào, của những hộ nào và đã trải qua những công đoạn nào trước khi đưa ra thị trường.
Cách quản lý này đặc biệt hữu ích khi HTX làm việc với doanh nghiệp hoặc đối tác cần thông tin cụ thể về từng lô hàng. Tùy ngành hàng, HTX có thể xây dựng cách theo dõi phù hợp với quy trình sản xuất và yêu cầu thực tế.
Bản đồ số giúp dễ hình dung vùng sản xuất
Với HTX có nhiều vùng trồng, bản đồ số có thể giúp việc quản lý trực quan hơn.
Thông tin về vị trí, diện tích và loại cây của từng vùng có thể được thể hiện trên bản đồ. Khi cần xem một khu vực cụ thể, HTX có thể nhanh chóng xác định vùng sản xuất đang nằm ở đâu và quy mô như thế nào.
Những thông tin này cũng có thể hỗ trợ HTX khi xây dựng vùng nguyên liệu, lên kế hoạch thu mua hoặc phân bổ nguồn lực cho từng khu vực.
Thiết bị thông minh có thể triển khai sau
Khi hệ thống quản lý cơ bản đã ổn định, một số HTX có thể tính đến các thiết bị như cảm biến theo dõi độ ẩm đất, nhiệt độ, lượng nước hoặc những yếu tố khác trong sản xuất.
Tuy nhiên, đây không nhất thiết phải là bước đầu tiên. Nếu thông tin về thành viên, vùng trồng và quá trình sản xuất vẫn chưa được ghi nhận đầy đủ thì việc đầu tư thêm thiết bị có thể chưa thực sự cần thiết.
Với nhiều HTX, làm tốt dữ liệu và quy trình trước, sau đó mới mở rộng sang các công nghệ phù hợp sẽ dễ triển khai và sát với nhu cầu thực tế hơn.
Chuyển đổi số không cần làm tất cả cùng một lúc
Một trong những khó khăn khi bắt đầu ứng dụng công nghệ là muốn thay đổi quá nhiều việc cùng lúc. Điều này có thể khiến HTX và thành viên khó làm quen, nhất là khi công cụ mới chưa thật sự phù hợp với công việc hằng ngày.
Thay vì triển khai đồng loạt, HTX có thể làm từng phần, từ những việc đơn giản và cần thiết nhất.
Có thể bắt đầu bằng việc quản lý thông tin thành viên, sau đó mở rộng sang vùng trồng, nhật ký sản xuất, thông tin lô hàng và các công cụ quản lý khác khi đã có nhu cầu.
Khi một phần việc đã vận hành ổn định, HTX mới tiếp tục triển khai phần tiếp theo. Thành viên cũng có thêm thời gian để làm quen và hình thành thói quen sử dụng.
Bởi suy cho cùng, công nghệ chỉ thực sự hữu ích khi người sử dụng thấy dễ làm, dễ hiểu và có thể duy trì trong công việc hằng ngày.
Công nghệ cần phù hợp với người sử dụng
Trong sản xuất nông nghiệp, một công cụ tốt không nhất thiết phải có thật nhiều tính năng. Quan trọng hơn là người sử dụng có thể hiểu, dễ thao tác và duy trì trong công việc hằng ngày.
Một ứng dụng chỉ cần vài bước để cập nhật công việc có thể phù hợp hơn với một hệ thống nhiều chức năng nhưng khó sử dụng. Khi thành viên thấy việc ghi chép đơn giản, không mất quá nhiều thời gian và những thông tin đó thực sự được HTX sử dụng, việc duy trì cũng sẽ thuận lợi hơn.
Vì vậy, trước khi lựa chọn một giải pháp, HTX nên xem xét từ những điều gần với thực tế sản xuất: có dễ sử dụng không, có phù hợp với cách làm hiện tại không, thành viên có thể cập nhật thường xuyên không và thông tin thu được có thực sự giúp ích cho công việc không.
Chuyển đổi số không chỉ là đưa công nghệ vào sản xuất, mà còn là tìm được cách làm phù hợp với người đang trực tiếp sử dụng.
Từ những dữ liệu nhỏ đến cách quản lý tốt hơn
Chuyển đổi số trong nông nghiệp không chỉ dành cho những vùng sản xuất lớn hay HTX có điều kiện đầu tư nhiều.
Một HTX có thể bắt đầu từ những việc rất quen thuộc như quản lý đầy đủ thông tin thành viên, sắp xếp lại dữ liệu vùng trồng, ghi nhật ký sản xuất hoặc lưu thông tin của từng lô nông sản.
Những thay đổi này có thể chưa mang lại kết quả rõ rệt ngay. Nhưng nếu được thực hiện đều đặn qua từng vụ mùa, HTX sẽ dần có một nguồn thông tin đầy đủ hơn để theo dõi sản xuất, phối hợp với thành viên và làm việc với doanh nghiệp.
Suy cho cùng, chuyển đổi số không phải để công việc nông nghiệp trở nên phức tạp hơn. Đó là cách giúp những việc vẫn làm mỗi ngày được ghi lại rõ ràng, dễ tìm và thuận tiện hơn khi cần sử dụng.